PalletLab · Poradniki

KSeF i faktury dla producentów palet i opakowań

Od 2026 r. faktury między firmami w Polsce przechodzą przez Krajowy System e-Faktur. Dla tartaku czy zakładu produkującego palety i skrzynie zmienia to sposób wystawiania faktury, ale nie oferty ani dokumentu WZ. Poniżej terminy według Ministerstwa Finansów, praktyczne skutki dla małego zakładu i miejsce programu PalletLab w tym obiegu. Stan na październik 2026 r.

KSeF w skrócie

KSeF to platforma Ministerstwa Finansów do wystawiania, przesyłania, otrzymywania i przechowywania faktur. Faktura ma postać pliku XML w strukturze FA(3). Nabywca otrzymuje ją w chwili, gdy system nada jej numer KSeF. Po przyjęciu do systemu faktury nie można już zmienić.

Terminy

1 lutego 2026 r.: obowiązek wystawiania faktur w KSeF dla firm, które w 2024 r. miały sprzedaż powyżej 200 mln zł z VAT. Od tego dnia wszystkie firmy otrzymują faktury przez KSeF.
1 kwietnia 2026 r.: obowiązek dla pozostałych firm.
Do 31 grudnia 2026 r.: można jeszcze wystawiać faktury poza KSeF, jeśli suma sprzedaży z VAT na takich fakturach w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł. Faktura, która przekracza limit, i wszystkie kolejne trafiają już do KSeF.
1 stycznia 2027 r.: obowiązek dla wszystkich, także dla firm z limitu 10 000 zł. Tego dnia kończy się też odroczenie kar za błędy w KSeF.

Obowiązkowy KSeF nie obejmuje faktur dla konsumentów (B2C).

Co to zmienia w małym zakładzie

Narzędzie do faktur. Fakturę wystawiasz w programie księgowym zintegrowanym z API KSeF 2.0 albo w bezpłatnych narzędziach MF: Aplikacji Podatnika KSeF, Aplikacji Mobilnej KSeF lub e-mikrofirmie w e-Urzędzie Skarbowym.
Uprawnienia. Pracownik lub biuro rachunkowe wystawia faktury tylko z nadanym uprawnieniem.
Korekty. Błąd poprawia się fakturą korygującą. Przy złym NIP nabywcy wystawia się korektę do zera i nową fakturę z poprawnym NIP.
Klient zagraniczny. Fakturę dla odbiorcy z Niemiec czy Francji też wystawiasz w KSeF, a potem przekazujesz mu ją, na przykład jako PDF. Na takim PDF musi być kod QR z numerem KSeF.
Faktura w euro. Kwoty mogą być wyłącznie w walucie obcej. Kwotę podatku przelicza się na złote i podaje kod waluty oraz kurs.
Brak połączenia. W trybie offline24 fakturę trzeba dosłać do KSeF nie później niż następnego dnia roboczego. Przy ogłoszonej awarii systemu masz 7 dni roboczych od jej zakończenia.

Oferta, zamówienie, WZ, faktura

Dokument	Do czego służy	Gdzie powstaje
Oferta	cena i warunki dla klienta	PalletLab
Zamówienie	klient przyjmuje ofertę	status oferty w PalletLab
WZ	wydanie towaru, numerowany dokument	PalletLab
Faktura	rozliczenie VAT	program księgowy lub narzędzie MF, przez KSeF

KSeF dotyczy faktur. Oferta, zamówienie i WZ pozostają Twoimi dokumentami handlowymi, poza systemem.

Co robi PalletLab, a czego nie robi

PalletLab przygotowuje wszystko, co jest przed fakturą:

model 3D palety, skrzyni lub skrzyniopalety
koszt własny według Twoich cen drewna, gwoździ, obróbki i robocizny
listę rozkroju i plan cięcia w CSV
ofertę PDF z kilkoma pozycjami, ilościami i cenami
historię oferty (wysłana, przyjęta, zamówienie, wydana) i numerowany dokument WZ

PalletLab nie łączy się z KSeF, nie tworzy pliku FA(3) i nie wysyła faktur do systemu. Faktura PDF, którą program potrafi wydrukować, jest przygotowana według przepisów francuskich, w euro, po francusku lub angielsku. W Polsce nie zastępuje faktury w KSeF.

Od oferty PalletLab do faktury w KSeF

W PalletLab oznacz przyjętą ofertę jako zamówienie, a przy wydaniu towaru wydrukuj WZ.
W programie księgowym albo w Aplikacji Podatnika KSeF utwórz fakturę i przepisz pozycje z oferty PDF: nazwę, ilość, cenę netto i stawkę VAT.
PalletLab liczy w euro. Przy fakturze w złotych przelicz ceny przed wpisaniem. Przy fakturze w euro podaj kurs i VAT w złotych.
Wpisz numer oferty lub WZ w opisie faktury, aby łatwo powiązać dokumenty.
Wyślij fakturę do KSeF. Klientowi zagranicznemu przekaż PDF z kodem QR.

Pytania i odpowiedzi

Czy PalletLab wysyła faktury do KSeF?

Nie. PalletLab przygotowuje ofertę, rozkrój i WZ. Fakturę wystawiasz w programie połączonym z KSeF lub w bezpłatnej aplikacji MF.

Czy oferta i WZ muszą trafić do KSeF?

Nie. KSeF służy do faktur.

Moja sprzedaż na fakturach to mniej niż 10 000 zł miesięcznie. Od kiedy KSeF?

Do 31 grudnia 2026 r. możesz wystawiać faktury poza KSeF, dopóki nie przekroczysz limitu w danym miesiącu. Od 1 stycznia 2027 r. obowiązek obejmuje wszystkich.

Sprzedaję palety klientowi w Niemczech. Jak wysłać fakturę?

Wystawiasz ją w KSeF i przekazujesz klientowi w uzgodniony sposób, na przykład PDF z kodem QR i numerem KSeF. Klient bez polskiego NIP nie zaloguje się do systemu.

Czy mogę wystawić fakturę w euro?

Tak. Kwoty podajesz w euro, a kwotę VAT przeliczasz na złote według kursu.

Czy grożą kary za błędy w KSeF?

Kary za błędy w KSeF zostały odroczone do 1 stycznia 2027 r.

Przygotuj ofertę, zanim wystawisz fakturę

PalletLab można testować bezpłatnie przez 7 dni, bez karty płatniczej. Pobierz program, podaj służbowy adres e-mail i wpisz otrzymany kod. Program jest dostępny w języku francuskim lub angielskim.

Wypróbuj za darmo